Lär dig konsten att signera elektroniska dokument med vår steg-för-steg-guide. Signera dokument enkelt och säkert med hjälp av våra experttips!

Huvud / Blogg

Hur man undertecknar ett dokument elektroniskt: Steg för steg

September 2023

I den moderna digitala eran har förmågan att elektroniskt signera dokument blivit avgörande för yrkesverksamma inom näringslivet. Tiden då man skrev ut, signerade och skannade dokument är förbi. Nu kan du signera ett dokument elektroniskt med några få klick, vilket sparar tid och effektiviserar dina affärsprocesser. Steg för steg kommer den här artikeln att visa dig hur du undertecknar dokument online med säkerhet, så att du kan ligga steget före på affärsarenan och effektivisera din verksamhet, oavsett din erfarenhetsnivå.

Vad är en elektronisk signatur (E-signatur)?

En handskriven signatur som kan användas för att underteckna elektroniska dokument kallas för en elektronisk signatur (esignatur). Den fungerar som en säker, juridiskt bindande mekanism för att autentisera undertecknarens identitet och avsikt att underteckna dokumentet. Elektroniska signatur kan skapas på många olika sätt, allt från att ange ett namn till att rita en signatur på en pekskärm eller med hjälp av ett digitalt signaturblock.

Användningen av dessa metoder är utbredd inom sektorer som finans, fastigheter, sjukvård och juridiska tjänster, eftersom de bidrar till att påskynda processer, minska pappersbaserade transaktioner och optimera den operativa effektiviteten.

Elektroniska signatur i global och nationell handel (ESIGN) Act, lagen om elektroniska transaktioner och förordningen om elektronisk identifiering och betrodda tjänster (eIDAS) är bara några av de internationella lagar och förordningar som gäller för elektroniska signatur. Dessa bestämmelser säkerställer att elektroniska signatur är skyddade och lika rättsligt bindande som traditionella skriftliga signatur genom att ge dem rättslig giltighet och verkställbarhet.

Hur fungerar en elektronisk signatur?

Krypterad teknik används i elektroniska signatur för att skydda både undertecknarens identitet och det dokument som undertecknas. Ett distinkt digitalt fingeravtryckeller hash, skapas och läggs till ett dokument när det signeras elektroniskt. Med hjälp av denna hash identifieras alla ändringar som görs i dokumentet efter undertecknandet, vilket förhindrar manipulering.

Digitala certifikat, SMS-verifiering och e-postautentisering är bara några av de ytterligare metoder som används för att verifiera undertecknarens identitet. På så sätt säkerställs att undertecknaren är den han eller hon utger sig för att vara och att undertecknarens vilja att underteckna har registrerats.

Företag kan öka effektiviteten genom att effektivisera sina rutiner, minska antalet pappersbaserade transaktioner och införa säkra och effektiva elektroniska signatur. Företag kan dra nytta av att införliva denna teknik i sin verksamhet eftersom den ger ett juridiskt bindande sätt att underteckna dokument.

Hur man undertecknar ett dokument elektroniskt

Elektroniska signatur är ett bekvämt och säkert sätt att underteckna dokument utan att det behövs fysiska kopior eller personliga möten. Här följer en steg-för-steg-guide för hur du undertecknar ett dokument elektroniskt:

Välj ett verktyg för att skapa elektroniska signatur: Det finns flera olika onlineverktyg för att skapa elektroniska signatur, t.ex. Adobe Reader, Signnow, Windows, Words och Artlogo. Välj ett verktyg som är användarvänligt och passar dina behov.
Registrera dig för ett konto: När du har valt ett signaturverktyg skapar du ett konto genom att ange ditt namn, din e-postadress och eventuella andra obligatoriska uppgifter.
Ladda upp dokumentet: Använd verktyget för att skapa signatur för att ladda upp det dokument som ska signeras. Detta kan vanligtvis göras genom att klicka på knappen "Ladda upp" eller "Välj fil" och välja dokumentet från din dator eller molnlagring. Följ instruktionerna på skärmen tills du kommer till nästa steg.
Skapa din signatur: Använd verktyget för att skapa signatur för att skapa och anpassa din signatur. Beroende på verktyget kan du antingen använda musen eller en pekskärm för att rita din signatur, eller så kan du ladda upp en bild av din befintliga signatur.
Placera din signatur på dokumentet: När du har skapat din signatur använder du verktyget för att skapa signatur för att bifoga den till det dokument där den hör hemma. Om det behövs kan du också inkludera fler detaljer som datum och initialer.
Granska och slutföra: Innan du slutför dokumentet ska du granska det för att se till att alla nödvändiga fält är korrekt ifyllda och att underskriften visas korrekt. Gör eventuella ändringar eller justeringar innan du fortsätter.
Slutför och spara dokumentet: När du är nöjd med dokumentet och signaturplaceringen ska du slutföra det genom att spara en kopia. De flesta verktyg för elektroniska signatur låter dig spara dokumentet som en PDF-fil eller något annat vanligt filformat.
Dela eller skicka dokumentet: Beroende på dina behov kan du nu dela det signerade dokumentet med andra eller skicka det till de avsedda mottagarna. Detta kan göras via e-post, fildelningsplattformar eller genom att tillhandahålla en nedladdningslänk.

Vilka typer av elektroniska signatur finns det?

Det finns tre olika typer av elektroniska signatur: kvalificerade, avancerade och grundläggande. Grundläggande elektroniska signatur kan vara alla typer av elektroniska signatur, inklusive att ange ett namn i slutet av ett e-postmeddelande eller skanna en handskriven signatur. Avancerade elektroniska signatur är säkrare och innehåller extra steg, t.ex. ett digitalt certifikat, för att bekräfta undertecknarens identitet.

De säkraste elektroniska signaturena är de som är kvalificerade, och dessa kräver ett digitalt certifikat som har utfärdats av den myndighet som autentiserar undertecknaren. Finansiella, medicinska och juridiska tjänster är bara några av de hårt reglerade områden som regelbundet använder den här typen av signatur.

Vad är skillnaden mellan en elektronisk signatur och en traditionell signatur?

Elektroniska signatur erbjuder ett digitalt substitut som kan utföras online och på distans, medan traditionella signatur innebär att man fysiskt undertecknar ett dokument med en penna. Med elektroniska signatur kan du underteckna dokument snabbare och enklare utan att behöva skriva ut, skanna eller posta dem. Deras höga standarder för säkerhet och efterlevnad gör det möjligt för företag att skära ner på kostsamma och ineffektiva pappersprocesser.

De 5 största fördelarna med elektronisk signatur

Tidsbesparande

Elektroniska signatur gör det möjligt att snabbt och enkelt underteckna dokument, kontrakt och avtal utan att behöva skriva ut, skanna eller posta dem. Detta kan spara värdefull tid för företagen och öka produktiviteten.

Kostnadseffektiv

Genom att minska behovet av pappersbaserade transaktioner kan företagen spara pengar på utskrifts-, porto- och lagringskostnader.

Säkerhet och trygghet

Elektroniska signatur erbjuder en hög nivå av säkerhet och efterlevnad, vilket säkerställer att dokument inte manipuleras och att undertecknarens identitet bekräftas.

Snabbhet och bekvämlighet

Elektroniska signatur kan göras online och på distans, vilket gör det snabbare och enklare för företag att underteckna dokument var de än befinner sig i världen.

Rättsligt bindande

Elektroniska signatur har samma juridiska giltighet som traditionella signatur, vilket ger ett säkert och effektivt sätt att underteckna dokument.

Är det någon skillnad mellan digitala och elektroniska signatur?

Ja, det finns en skillnad mellan digitala och elektroniska signatur. Elektroniska signatur är en typ av digitala signatur, men de är inte samma sak. Digitala signatur använder datakrypteringsteknik för att ge ett extra lager av säkerhet, vilket säkerställer att dokumentet inte har manipulerats eller ändrats på något sätt.

De kräver också integritet med hjälp av ett digitalt certifikat för äktheten hos undertecknarens identitet. Elektroniska signatur, å andra sidan, kan vara så enkla som en skannad bild av en signatur eller ett maskinskrivet namn. Även om de fortfarande är säkra, erbjuder de kanske inte samma skyddsnivå som en digital signatur.

Vad är en digital signatur?

En digital signatur är en elektronisk symbol som används för att verifiera äktheten och integriteten hos ett digitalt dokument. Det är i grunden en elektronisk signatur som skapas med hjälp av en kombination av matematiska algoritmer och krypteringsnycklar. Digitala signatur används ofta i näringslivet för att verifiera viktiga dokument, kontrakt och överenskommelser.

Hur man skapar en digital signatur

Välj en leverantör av digitala signatur: Undersök och välj en pålitlig leverantör av digitala signatur som Artlogo som tillhandahåller en säker infrastruktur för att skapa och hantera digitala signatur.
Skapa ett digitalt ID: Registrera dig för ett konto för digital signatur hos leverantören och ange din grundläggande information.
Ladda upp din signatur: Använd en digital penna eller ta ett foto av din signatur och ladda upp den till leverantören av digitala signatur.
Anpassa din signatur: Justera storlek, typsnitt och färg på din signatur så att den passar dina önskemål.
Verifiera din identitet: Verifiera din identitet genom en säker process som definieras av leverantören av den digitala signaturen.
Infoga din signatur: När din identitet har verifierats kan du använda den för att skapa och underteckna dokument.
Spara och dela: När du har infogat din signatur sparar du dokumentet och delar det med berörda parter.
Verifiera signaturens äkthet: Leverantören av digitala signatur använder ett digitalt certifikat för att säkerställa att din signatur och dokumentet är äkta.
Spara din signatur: Leverantören av digitala signatur lagrar din signatur på ett säkert sätt för framtida användning.
Uppdatera din signatur: Om du behöver uppdatera din signatur upprepar du bara stegen ovan.

Genom att följa dessa enkla steg kan du snabbt och enkelt skapa din egen digitala signatur som hjälper dig att granska och underteckna viktiga dokument på ett säkert och effektivt sätt.

Skapa en signaturbild eller -teckning

En digital signatur kan skapas på två sätt: genom att skanna din handstil eller genom att rita den med en digital penna. Om du hellre vill göra en bild skriver du helt enkelt på ett vitt papper med en mörk penna och skannar eller fotograferar sedan bilden. Ladda upp bilden till leverantören av digitala signatur efter att ha sparat den som en JPEG-, PNG- eller PDF-fil.

Om du hellre vill rita din signatur kan du göra det med en pekskärm och en digital penna eller padda för att göra den unik. När du är klar med din signatur kan du spara den som en bild eller använda ett program för digitala signatur för att skriva under papper direkt på din enhet.

Med Artlogos tjänster för digitala signatur är det enkelt att ladda upp, anpassa och använda din signatur på papper, oavsett om du hellre vill producera en bild eller rita den för hand. Du kan signera dokument med Artlogo i vetskap om att din signatur är säker, legitim och juridiskt verkställbar.

Accepteras elektroniska signatur i alla länder?

Globalt sett blir elektroniska signatur alltmer accepterade som ett giltigt sätt att underteckna dokument. Det finns dock regionala skillnader i de lagar och regler som styr elektroniska signatur. De flesta länder har lagstiftning som, under vissa omständigheter, betraktar elektroniska signatur som likvärdiga med handskrivna.

En rättslig grund för användningen av elektroniska signatur finns i USA, till exempel i Electronic signaturs in Global and National Commerce Act (ESIGN) och Uniform Electronic Transactions Act (UETA). Genom eIDAS-förordningen skapades en enhetlig rättslig ram för elektroniska signatur inom Europeiska unionen, vilket garanterar deras legitimitet och rättsliga kraft.

Att använda ett digitalt certifikat som utfärdats av en opartisk tredje part är ett av de krav som vissa länder kan ställa på elektroniska signatur. För att säkerställa att nationella regler och förordningar följs är det viktigt att få råd från juridiska experter eller statliga organisationer i varje land.

Hur man skapar en elektronisk signatur gratis online

Här är stegen för att skapa en elektronisk signatur gratis online:

Välj ett verktyg för att skapa signatur: Det finns flera verktyg för skapande av elektroniska signatur tillgängliga online, Artlogo är det enklaste och snabbaste att använda.
Registrera dig för ett konto: När du har valt ett verktyg för signaturskapande registrerar du dig för ett konto genom att ange ditt namn, din e-postadress och annan nödvändig information.
Ladda upp dokumentet: Ladda upp det dokument som ska signeras till verktyget för signaturskapande.
Skapa din signatur: Använd verktyget för verktyg för att skapa signatur för att skapa och anpassa din signatur. Du kan använda musen eller en pekskärm för att rita din signatur, eller så kan du ladda upp en bild av din signatur.
Placera din signatur: När din signatur har skapats placerar du den på det dokument där du behöver skriva under. Du kan också lägga till annan nödvändig information som datum och initialer.
Skicka dokumentet: När du har undertecknat dokumentet kan du skicka det till den andra parten för underskrift eller godkännande.

En snabb och prisvärd lösning för att automatisera arbetsflöden och optimera företagets rutiner är att skapa elektroniska signatur. Det är ett snabbt, kostnadseffektivt, säkert och tillförlitligt sätt att underteckna dokument. Överväg att använda elektroniska signatur för ditt företag om du inte har gjort det tidigare. Om du är intresserad av att lära dig hur man skapar en digital signaturkan du läsa vår steg-för-steg-guide.

Vad är en elektronisk försegling (E-seal)?

Förutom elektroniska signatur finns det också möjlighet att använda elektroniska sigill (E-sigill) för att lägga till ett extra lager av säkerhet till dina digitala dokument. Ett E-seal är en digital motsvarighet till ett traditionellt sigill som används på pappersdokument. En distinkt identifierare används för att bekräfta att ett dokument är äkta och oförändrat, vilket garanterar att det inte manipuleras.

Användningen av en E-seal höjer säkerheten för digitala dokument genom att införa ett ytterligare skydd mot potentiell manipulering eller ändringar. Denna förhöjda säkerhetsåtgärd visar sig vara särskilt fördelaktig för enheter som hanterar känslig information, inklusive juridiska och finansiella dokument.

Finns det några risker med att använda elektroniska signatur?

Användningen av elektroniska signatur medför vissa potentiella risker, precis som all annan teknik. Elektroniska signatur kan, när de används på rätt sätt, faktiskt vara ett säkrare alternativ till konventionella papperssignatur.

Risken för bedrägeri eller manipulering är ett orosmoment. En signatur eller ett dokument kan potentiellt ändras om någon har otillåten tillgång till det. Därför är det viktigt att välja en etablerad leverantör av elektroniska signatur som använder krypterings- och autentiseringstekniker för att blockera olaglig åtkomst och garantera signaturens giltighet.

Slutsats

Sammanfattningsvis kan man säga att effektiviteten och säkerheten i arbetsflöden och lagring av dokument kan förbättras avsevärt med hjälp av elektroniska signatur och sigill. Du kan spara tid och undvika att behöva skicka dokument fysiskt genom att använda elektroniska signatur. Elektroniska sigill stärker säkerheten ytterligare genom att verifiera legitimiteten hos dina elektroniska dokument och förhindra förfalskning. Riskerna med elektroniska signatur kan minskas genom att samarbeta med pålitliga leverantörer som använder starka autentiserings- och krypteringsmetoder. Anta den moderna metoden att signera dokument digitalt för att spara tid och arbete i din affärsverksamhet.

Avslutande tankar

På Artlogolevererar vi mer än bara en signatur - vi erbjuder en personlig och distinkt touch till varje digitalt dokument du signerar. Oavsett om du arbetar inom juridik, medicin eller ekonomi garanterar vår signaturtjänst en trygg och säker signeringsupplevelse som lämnar ett bestående intryck på papper och i den digitala världen. Nöj dig inte med en generisk elektronisk signatur när du kan sticka ut med Artlogos handskriven signatur tjänst.