I den digitala tidsåldern är det bara några klick bort att signera och skicka viktiga dokument. Ett populärt verktyg som har revolutionerat vårt sätt att hantera pappersarbete är DocuSign. Oavsett om du är yrkesverksam, företagare eller behöver signera dokument elektroniskt kan du spara tid och krångel genom att lära dig DocuSign. Den här användarvänliga handledningen hjälper dig att hantera viktigt pappersarbete på ett enkelt sätt.
Vad är DocuSign?
DocuSign är ett program för elektroniska signatur som gör det möjligt för användare att signera, skicka och hantera dokument elektroniskt. Det eliminerar behovet av att skriva ut, skanna och fysiskt posta dokument, vilket gör det till en bekväm och tidsbesparande lösning för både företag och privatpersoner.
Med DocuSign kan du signera dokument elektroniskt, begära signatur från andra och följa utvecklingen av dina dokument i realtid. Det ger en säker och juridiskt bindande sätt att hantera viktigt pappersarbete och se till att dina dokument är säkra och skyddade genom hela processen.
Hur man använder DocuSign
När det gäller att använda DocuSign är det viktigt att förstå signeringsprocessen. DocuSign erbjuder ett säkert och bekvämt sätt att underteckna dokument elektroniskt, vilket eliminerar behovet av fysiska signatur eller utskrift och skanning av dokument.
Steg 1: Skapa ett konto
Det första steget för att börja använda DocuSign är att skapa ett konto. Gå till DocuSigns webbplats och klicka på "Registrera dig". Ange din e-postadress och skapa ett lösenord. När du är klar får du tillgång till ditt DocuSign-konto.
Steg 2: Ladda upp ditt dokument
När du har loggat in på ditt DocuSign-konto kommer du till startsidan. För att börja använda DocuSign laddar du upp det dokument du vill signera eller skicka. Klicka på "Ny" och välj sedan "Skicka ett dokument" eller "Signera ett dokument" baserat på dina behov. Du kan ladda upp ett dokument från din dator eller molnlagring, eller välja från mallar som redan finns tillgängliga i DocuSign.
Steg 3: Lägg till mottagare och signaturfält
Därefter måste du lägga till mottagare till ditt dokument. Ange e-postadresserna till de personer som ska underteckna dokumentet. Du kan också ange i vilken ordning mottagarna ska signera. När du har lagt till mottagare drar och släpper du signaturfälten i det dokument där de ska skriva under. DocuSign erbjuder anpassningsbara fält som signatur, initialer, datum och textfält för att passa ditt dokuments krav.
Steg 4: Anpassa e-postmeddelande och alternativ
Innan du skickar dokumentet kan du anpassa det e-postmeddelande som ska skickas till mottagarna. Du kan också välja ytterligare alternativ som att ställa in påminnelser om signering, tillåta delegering till andra och lägga till ett utgångsdatum. Du kommer åt alternativen genom att klicka på knappen "Mer" i det övre högra hörnet.
Steg 5: Skicka eller underteckna dokumentet
När du har anpassat e-postmeddelandet och alternativen är du redo att skicka eller signera dokumentet. Klicka på "Skicka" som avsändare för att skicka dokumentet. Mottagarna får ett e-postmeddelande med en länk för att komma åt och signera dokumentet elektroniskt. Som mottagare öppnar du e-postmeddelandet och klickar på länken för att signera dokumentet. Du kan signera dokumentet med musen, pekskärmen eller genom att ladda upp en skannad kopia av din signatur.
Steg 6: Spåra och hantera dokumentet
När dokumentet har skickats eller undertecknats kan du följa dess utveckling och hantera det från ditt DocuSign-konto. Du kommer att kunna se vem som har undertecknat dokumentet, när de undertecknade det och om det finns några väntande signatur. Du kan också skicka påminnelser till mottagare som ännu inte har signerat och ladda ner en kopia av det signerade dokumentet för dina register.
Granska och förhandsgranska redigeringsalternativ
Innan du skickar eller signerar dokumentet är det viktigt att granska och förhandsgranska de tillgängliga redigeringsalternativen. Med DocuSign kan du göra ändringar i dokumentet om det behövs innan det färdigställs.
För att granska och förhandsgranska redigeringsalternativen kan du klicka på knappen "Granska och redigera" längst upp till höger på skärmen. Då öppnas en meny där du kan välja att redigera dokumentet, lägga till ytterligare fält eller mottagare, ändra signeringsordningen eller göra andra nödvändiga ändringar.
När du gör ändringar i dokumentet kan du använda de olika redigeringsverktygen som tillhandahålls av DocuSign. Med dessa verktyg kan du lägga till text, bilder, kryssmarkeringar eller andra anteckningar i dokumentet. Du kan också ändra storlek eller position på signaturfält, initialer eller andra fält efter behov.
När du har gjort alla nödvändiga ändringar kan du förhandsgranska dokumentet för att kontrollera att allt är korrekt. Med förhandsgranskningsalternativet kan du visa dokumentet så som mottagarna kommer att se det. Detta är ett viktigt steg för att säkerställa att dokumentet ser ut precis som det ska och att alla fält och all information finns på rätt plats.
Om du behöver göra ytterligare ändringar kan du gå tillbaka till redigeringsalternativen och göra de nödvändiga ändringarna. När du är nöjd med dokumentet kan du skicka eller underteckna det enligt steg 5.
Hur anpassar jag signaturfältet på DocuSign?
DocuSign erbjuder en mängd olika alternativ för att anpassa signaturfältet signaturfältet efter dina behov. Genom att anpassa signaturfältet kan du se till att det stämmer överens med ditt varumärke och förbättrar den övergripande användarupplevelsen. Här är stegen för att anpassa signaturfältet på DocuSign:
- Logga in på ditt DocuSign-konto: Gå till DocuSigns webbplats och logga in med dina kontouppgifter.
- Välj dokument: Välj det dokument som du vill lägga till ett anpassat signaturfält i. För att ladda upp dokumentet, klicka på knappen "Ladda upp" om du inte har gjort det ännu.
- Öppna fältet för signatur: Markera dokumentet och klicka sedan på knappen "Signera" längst upp på sidan. Då öppnas alternativen för signaturfältet.
- Anpassa signaturfältet: I alternativen för signaturfältet kan du välja mellan olika anpassningsalternativ. Här är några viktiga alternativ som du kan ändra:
- A) signaturtyp: Välj vilken typ av signatur du vill använda. DocuSign erbjuder tre alternativ - Rita, Skriv eller Ladda upp. Du kan välja det alternativ som bäst passar dina preferenser.
- B) signaturtypsnitt: Anpassa typsnittet och storleken på din signatur.
- C) signaturfärg: Välj färg på signaturbläcket för att anpassa det till ditt varumärke eller personliga preferenser.
- D) Placering av signatur: Dra och släpp signaturfältet till önskad plats i dokumentet.
- Spara och tillämpa ändringar: Anpassa signaturfältet efter önskemål och spara sedan ändringarna genom att klicka på "Spara" eller "Tillämpa ändringar".
- Förhandsgranska signaturfältet: Innan du färdigställer dokumentet är det viktigt att du förhandsgranskar hur signaturfältet kommer att se ut för mottagarna. Detta säkerställer att anpassningen tillämpas korrekt och att signaturfältet överensstämmer med ditt varumärke.
- Gör ytterligare justeringar vid behov: Om du vill justera signaturfältet ytterligare går du tillbaka till anpassningsalternativen och ändrar efter behov. Ta god tid på dig att se till att signaturfältet är exakt som du vill ha det innan du fortsätter.
- Skicka eller signera dokumentet: När du är nöjd med att anpassa signaturfältet kan du fortsätta att skicka dokumentet till mottagarna eller underteckna det själv. DocuSign erbjuder alternativ för att skicka dokumentet via e-post eller andra metoder, beroende på dina preferenser.
Slutsats
Sammanfattningsvis har DocuSign förändrat hur vi hanterar dokument i vår digitala tidsålder. Den användarvänliga plattformen effektiviserar signeringsprocessen och eliminerar behovet av utskrifter, skanning och postgång. Med DocuSign kan du tryggt hantera dokument, från att lägga till mottagare och signaturfält till att anpassa meddelanden och spåra framsteg. Möjligheten att granska, redigera och anpassa signaturfält ger ett lager av personalisering. Med DocuSign kan du förenkla ditt pappersarbete, spara tid och säkerställa en säker och effektiv dokumenthantering för alla dina yrkesmässiga och personliga behov.
Avslutande tankar
På Artlogoär vi experter på att skapa distinkta handskrivna signaturlogotyper och mycket mer. Vi är specialiserade på att ge yrkesverksamma från olika branscher möjlighet att göra ett bestående intryck vart de än går. Förstärk ditt personliga varumärke med Artlogo.
Källor
- https://www.docusign.com/esignature/document-signing-software
- https://www.rocketlawyer.com/business-and-contracts/business-operations/contract-management/legal-guide/are-digital-signatures-legally-binding
Dela till: