I den digitala tidsåldern undertecknar både affärsmän och studenter ofta dokument som de fått via e-post. Många människor har dock fortfarande problem med denna procedur och frågar saker som "Vad är en elektronisk signatur?" och "Hur kan jag se till att min signatur är laglig?" Denna detaljerade guide ger en grundlig översikt över förfarandet, inklusive de många olika typerna av elektroniska signatur, hur man tar fram och inkluderar dem i ett dokument samt bästa praxis för att garantera att din signatur är laglig. Dessa råd hjälper dig alltså att underteckna dokument med tillförsikt, oavsett om du ska överlämna dem till kollegor eller lämna in uppgifter till lärare.
Varför är det viktigt att veta hur man signerar dokument som skickats via e-post?
E-post har tagit över som den huvudsakliga kommunikationsformen för affärs- och akademiska ändamål i dagens snabba värld. En signatur krävs ofta för giltigheten av många viktiga dokument, inklusive kontrakt, avtal och uppdrag, som ofta kommuniceras via e-post. Att förstå hur man undertecknar ett e-postdokument sparar inte bara tid och arbete utan säkerställer också dokumentets giltighet och äkthet.
Genom att använda elektroniska signatur blir processen dessutom mer ekonomisk och miljömässigt ansvarsfull genom att eliminera behovet av att skriva ut, signera och skanna fysiska kopior. Därför måste alla som vill lyckas i sitt yrke eller sin utbildning lära sig att korrekt signera ett dokument som skickats via e-post.
Att förstå de olika filformaten
Word- och PDF-filer är de två mest populära filtyperna filtyper för dokument. Medan Word-dokument är mer anpassningsbara och redigerbara, rekommenderas PDF-dokument vanligtvis för formella dokument som behöver behålla sin formatering och design.
Se till att du har den programvara som krävs för att öppna och redigera filen när du får ett dokument att underteckna. De flesta datorer har inbyggd programvara för att öppna PDF- och Word-dokument. Men om du vill redigera dokumentet eller lägga till en elektronisk signatur kan du behöva ladda ner ytterligare programvara, t.ex. Adobe eller DocuSign.
Vi rekommenderar att du använder Artlogosom erbjuder en enkel och transparent metod för att ändra och infoga digitala signatur i dokument, för det snabbaste och enklaste förfarandet.
Det blir enklare och mer effektivt att underteckna ett dokument som skickats via e-post om du känner till de olika filformaten och har den programvara som krävs.
Alternativ för digital signatur
När du har den nödvändiga programvaran är det viktigt att du förstår de olika alternativen för elektroniska signatur. Grundläggande elektroniska signatur, avancerade elektroniska signatur och certifierade elektroniska signatur är de tre huvudkategorierna.
Den mest grundläggande typen av elektronisk signatur är lika enkel att skapa som att skriva sitt namn eller ladda upp en bild av sin signatur. För att säkerställa signaturens integritet behöver avancerade elektroniska signatur extra säkerhetsåtgärder som lösenordsskydd eller distinkta digitala ID. Den mest tillförlitliga och legitima typen av elektronisk signatur är en kvalificerad signatur, som behöver ett certifikat från en erkänd leverantör.
Tänk på hur mycket säkerhet och dokumentvaliditet som behövs när du bestämmer vilken typ av elektronisk signatur du ska använda. Avancerade elektroniska signatur är tillräckliga för de flesta akademiska och yrkesmässiga behov. En kvalificerad elektronisk signatur kan dock behövas för dokument som är viktigare eller känsligare.
Så här signerar du ett dokument som skickats via e-post steg för steg
Steg 1: Öppna e-postmeddelandet som innehåller det dokument du behöver signera.
Steg 2: Ladda ner och öppna dokumentet med lämplig programvara.
Steg 3: Granska dokumentet för att säkerställa att all information är korrekt och fullständig.
Steg 4: Bestäm vilken typ av elektronisk signatur som krävs och välj lämpligt alternativ.
Steg 5: Om du använder en enkel elektronisk signatur skriver du ditt namn eller laddar upp en bild av din signatur i det lämpliga fältet.
Steg 6: Om du använder en avancerad elektronisk signatur följer du anvisningarna i verktygslådan för att lägga till ytterligare säkerhetsfunktioner som ett lösenord eller en digital identifierare.
Steg 7: Om du använder en kvalificerad elektronisk signatur, se till att du har det nödvändiga certifikatet från en ackrediterad leverantör innan du lägger till din signatur.
Steg 8: Spara det undertecknade dokumentet och gör en kopia för dina handlingar.
Steg 9: Skicka tillbaka det undertecknade dokumentet till avsändaren enligt instruktionerna i e-postmeddelandet.
Du kan enkelt och säkert signera ett dokument som skickats via e-post genom att följa dessa instruktioner. Glöm aldrig att välja rätt typ av elektronisk signatur utifrån dokumentets krav på säkerhetsnivå och juridisk giltighet. Det är möjligt att snabbt och effektivt signera ett dokument som skickats via e-post med rätt utrustning och kunskaper.
Tips för att säkerställa en smidig signeringsprocess
För att säkerställa en smidig signeringsprocess finns här några ytterligare tips att tänka på:
- Kontrollera att du har den programvara som krävs för att öppna och underteckna dokumentet. Om du inte har rätt programvara kan du behöva ladda ner den eller be avsändaren att konvertera dokumentet till ett annat format. Artlogo, Signnow och Signeasy erbjuder alla möjligheten att signera dokument på ett smidigt sätt.
- Läs instruktionerna noggrant för att säkerställa att du undertecknar dokumentet korrekt. Om du har några frågor eller funderingar, tveka inte att kontakta avsändaren för ett förtydligande.
- Om du använder en bild av din signatur ska du se till att den är tydlig och läsbar. Om den inte är det kan du behöva skapa en ny signaturbild eller underteckna dokumentet med en annan metod.
- Dubbelkolla att du har signerat och sparat dokumentet korrekt innan du skickar tillbaka det till avsändaren. På så sätt undviker du förseningar eller fel i signeringsprocessen.
- Insticksprogram: Överväg att använda plugins som DocuSign eller Adobe Sign för en mer effektiv och säker signeringsprocess. Dessa plugins möjliggör inte bara elektroniska signatur, utan erbjuder också funktioner som automatiska påminnelser och dokumentspårning.
Genom att följa dessa tips och den steg-för-steg-guide som beskrivs ovan kan du tryggt signera ett dokument som skickats via e-post och se till att det är juridiskt bindande och säkert.
Hur kan jag rita min signatur digitalt?
Om du hellre vill rita din signatur digitalt är Artlogo ett utmärkt val. Denna onlineplattform erbjuder unika signaturdesigner gjorda av kvalificerade kalligrafer och designers.
Med Artlogo kan du antingen få en professionellt utformad handskriven signatur eller rita din egen signatur på en dator, surfplatta eller mobil enhet. Deras personal av kalligrafer, designers och varumärkesrådgivare kommer att börja arbeta så snart du skickar din beställning tillsammans med alla nödvändiga detaljer och/eller provsignatur. Resultatet blir en 100 % handskriven signatur som är unik i sitt slag och kan användas för varumärkesprofilering, dokumentsignering och e-postsignatur, bland annat.
Din digitala signatur kommer med större sannolikhet att accepteras som en legitim signatur för juridiska dokument eller viktiga e-postmeddelanden om den ser polerad och professionell ut tack vare användningen av ett verktyg som Artlogo. Att utveckla ditt eget varumärke och sticka ut från dina kollegor kan dessutom hjälpa dig att skapa ett distinkt och minnesvärt varumärke.
Hur delar jag mitt e-postdokument när det har undertecknats?
Det är dags att returnera papperet till avsändaren eller den avsedda mottagaren efter att du har undertecknat det. Så här skickar du ett e-postmeddelande med ditt signerade dokument som bilaga:
- Spara det undertecknade dokumentet på din dator eller enhet.
- Öppna din e-postklient och skapa ett nytt meddelande.
- Bifoga det undertecknade dokumentet till e-postmeddelandet genom att klicka på ikonen "Bifoga" eller dra och släppa filen i e-postmeddelandets brödtext.
- Lägg till en ämnesrad och eventuella meddelanden eller noteringar till mottagaren.
- Dubbelkolla att det bifogade dokumentet är rätt dokument och att det har din e-underskrift bifogad.
- Klicka på "Skicka" för att slutföra processen.
Kan jag skriva ut mitt e-postdokument och signera med en penna?
Ditt e-postdokument kan skrivas ut och undertecknas med en penna. Detta förtar dock poängen med att underteckna ett dokument elektroniskt, och det kanske inte är tillåtet under vissa omständigheter. Det är bäst att alltid kontrollera med avsändaren eller mottagaren om en fysisk signatur på papper är nödvändig eller om en digital signatur är tillräcklig. Skriv ut dokumentet, underteckna det med en penna om en fysisk underskrift krävs, skanna det och skicka sedan tillbaka det till avsändaren eller mottagaren.
Vanliga problem vid signering av dokument som skickats via e-post
Ett av de vanligaste misstagen är att skicka ett e-postmeddelande utan att först bifoga det undertecknade dokumentet. Genom att kontrollera att det bifogade dokumentet verkligen är den undertecknade versionen kan detta enkelt undvikas.
Avsaknad av rätt programvara eller instrument för att signera papperet elektroniskt är ett annat potentiellt problem. Det är viktigt att överväga alla tillgängliga alternativ i denna situation, som att använda ett program som Artlogo eller fråga avsändaren eller mottagaren om en fysisk signatur är lämplig.
Sist men inte minst är det viktigt att bekräfta att det dokument som undertecknas är den korrekta versionen och att alla ändringar har gjorts före undertecknandet. Det är alltid en bra idé att noggrant läsa igenom dokumentet innan det undertecknas och skickas tillbaka för att undvika missförstånd eller potentiella problem.
Finns det några risker med att underteckna ett dokument som skickats via e-post?
Ja, det finns risker med att underteckna ett dokument som skickas via e-post. En betydande risk är att dokumentet kan hackas eller fångas upp under överföringen. Detta kan äventyra säkerheten för din signatur. Dokumentet kan ändras efter undertecknandet, vilket kan leda till allvarliga juridiska eller ekonomiska konsekvenser.
För att minska dessa risker är det viktigt att använda säkra e-posttjänster och att endast underteckna dokument som du har kontrollerat att de är legitima. Vi rekommenderar starkt att du använder programvara för digitala signatur med kryptering och autentisering för att upprätthålla integriteten hos undertecknade dokument.
Som företagare eller student är det viktigt att vara försiktig och noggrann när du undertecknar dokument som skickas via e-post för att skydda dina personliga och yrkesmässiga intressen.
Slutsats
Sammanfattningsvis är elektronisk signering av ett dokument en enkel procedur som kräver noggrann planering och genomförande. Du kan se till att din e-signatur är korrekt bifogad till dokumentet och att det skickas tillbaka till mottagaren utan problem genom att följa de ovan beskrivna stegen. Läs alltid igenom den bifogade filen två gånger och fråga avsändaren eller mottagaren om en fysisk eller digital signatur är nödvändig. Du kan visa din kompetens och professionalism som affärsman eller högskolestudent genom att göra detta.
Avslutande tankar
När det gäller att signera elektroniska dokument vill du vara säker på att det görs på ett säkert sätt och med en personlig touch. Det är därför Artlogo kommer in i bilden. Våra tjänster riktar sig till studenter och affärsmän över hela världen som vill lämna ett bestående intryck när de signerar. Vi är stolta över att hjälpa dig att skapa din egen handskriven signatur och lämna ett varumärke på alla dina viktiga dokument. Nöj dig inte med en intetsägande signatur, använd Artlogo och signera med självförtroende idag!
Källor
- https://phrasee.co/news/a-brief-history-of-email/
- https://connective.eu/electronic-signatures-contribute-to-sustainability/
- https://www.computerhope.com/issues/ch001789.htm
CH
Dela till: