Idag sker den mesta affärsrelaterade korrespondensen online via e-post. Därför är det viktigt för alla som arbetar i näringslivet att lära sig hur man skriver effektiva formella e-postmeddelanden. Ett korrekt format på ett e-postmeddelande bidrar i hög grad till professionalism och effektiv kommunikation. Bästa praxis för e-postformatering kommer att diskuteras i den här artikeln, vilket ger dig möjlighet att skapa meddelanden som är både estetiskt tilltalande och effektiva i sitt avsedda syfte. Det spelar ingen roll om du är ett erfaret proffs eller precis har börjat i affärsvärlden; att veta hur man strukturerar ett e-postmeddelande på rätt sätt är avgörande för effektiv kommunikation.
Bästa praxis för formatering av e-post
10 exempel på formell och professionell e-post
Vilket är det vanligaste e-postformatet?
Det formella e-postformatet består vanligtvis av följande komponenter:
Ämne
Ämnesraden ska vara kortfattad och sammanfatta innehållet i e-postmeddelandet på ett korrekt sätt. Den hjälper mottagaren att förstå syftet med e-postmeddelandet och avgöra om det ska öppnas eller inte.
Hälsning
Hälsningsfrasen är hälsningen i början av e-postmeddelandet. Den ska vara respektfull och tilltala mottagaren med dennes titel och namn (t.ex. Dear Mr. Smith eller Dear Dr. Johnson).
Inledning
I inledningen bör du ge en sammanfattning på hög nivå av anledningen till att du skriver e-postmeddelandet. Den måste vara tydlig och kortfattad för att fånga mottagarens uppmärksamhet.
Kropp
E-postmeddelandets brödtext innehåller huvudbudskapet eller den information som du vill förmedla. Den bör vara organiserad och indelad i stycken eller punktlistor för bättre läsbarhet. Använd ett tydligt och koncist språk för att kommunicera dina idéer på ett effektivt sätt.
Slutsats
Avslutningen sammanfattar de viktigaste punkterna i e-postmeddelandet och kan innehålla eventuella nödvändiga åtgärder eller förfrågningar. Den bör också uttrycka tacksamhet eller uppskattning för mottagarens tid och omtanke.
Avslutning
Avslutningen på e-postmeddelandet är ett artigt sätt att avsluta meddelandet. Den bör vara professionell och innehålla ditt fullständiga namn och kontaktuppgifter, t.ex. telefonnummer och e-postadress.
signatur
Den signatur i slutet av e-postmeddelandet innehåller ytterligare kontaktinformation och eventuella relevanta yrkestitlar eller anknytningar. Det är ett sätt att ge avsändaren ytterligare sammanhang och trovärdighet.
Vad är skillnaden mellan formell och informell e-post?
Den största skillnaden mellan formell och informell e-post ligger i den ton, det språk och den struktur som används. Medan formella e-postmeddelanden används för professionell och affärsmässig kommunikation, är informella e-postmeddelanden mer avslappnade och används bland vänner, familj eller bekanta.
Formellt skrivande av e-post
I formella e-postmeddelanden är tonen professionell och respektfull. Språket som används är formellt och man undviker slang eller vardagliga uttryck. Strukturen följer ett specifikt format, som nämnts ovan, med en tydlig ämnesrad, korrekt hälsningsfras, kortfattad inledning, organiserad brödtext, sammanfattande slutsats, professionell avslutning och detaljerad signatur.
Informell e-post
Å andra sidan tillåter informell e-post en mer avslappnad och vardaglig ton. Språket är vardagligt och kan innehålla slang eller informella uttryck. Strukturen är mer flexibel och innehåller kanske inte alla formella komponenter. Informella e-postmeddelanden har ofta en mer personlig touch och kan börja med en enkel hälsning som "Hi" eller "Hey" istället för en formell hälsning.
Vad är det maximala antalet tecken per rad för ett e-postmeddelande?
E-postmeddelanden bör inte innehålla mer än 70 tecken totalt, där 60 tecken är den optimala maximala längden för en rad. Detta beror på att e-postmeddelanden visas på en mängd olika enheter och skärmstorlekar, vilket gör att en smalare bredd är att föredra för läsbarheten.
Om du begränsar e-postraderna till max 60-70 tecken ser du till att innehållet visas korrekt utan att du behöver scrolla horisontellt. Det ger också bättre läsbarhet på mobila enheter, som blir allt populärare för e-postkonsumtion.
Vilka är de bästa metoderna för e-postformatering?
För att skapa professionella och effektiva e-postmeddelanden finns här några exempel på bästa praxis för e-postformatering som du bör följa:
1. Använd en tydlig och kortfattad ämnesrad
Ämnesraden ska sammanfatta innehållet i e-postmeddelandet på ett korrekt sätt och ge mottagaren en uppfattning om vad han eller hon kan förvänta sig. Undvik att använda vaga eller generiska ämnesrader som lätt kan förbises.
2. Håll e-postmeddelandet organiserat
Dela upp ditt e-postmeddelande i stycken eller punktlistor för att göra det lättare att läsa och förstå. Använd korrekta formateringsverktyg som fet eller kursiv stil för att lyfta fram viktig information.
3. Använda ett professionellt språk
När du skriver e-post är det viktigt att du använder ett professionellt och respektfullt språk. Undvik slang och informella uttryck och korrekturläs ditt mejl för att upptäcka eventuella grammatiska fel eller stavfel.
4. Håll längden på e-postmeddelandet på en lämplig nivå
Även om det är viktigt att ge all nödvändig information är det också viktigt att hålla ditt e-postmeddelande kortfattat och till saken. Undvik att skriva långa, ordrika e-postmeddelanden som kan överväldiga mottagaren.
5. Korrekturläsning före sändning
Innan du trycker på skicka-knappen bör du korrekturläsa ditt mejl för att upptäcka eventuella grammatiska fel eller stavfel. Ett välskrivet och felfritt e-postmeddelande visar att du är noggrann med detaljerna och professionell.
6. Var uppmärksam på ton och språk
E-post kan ibland uppfattas på ett annat sätt än det var tänkt. Tänk på din ton och använd lämpligt språk och lämpliga formuleringar för att säkerställa att ditt budskap är tydligt och respektfullt.
7. Använd en professionell e-postsignatur
Inkludera en professionell e-postsignatur i slutet av ditt e-postmeddelande. Den bör innehålla ditt fullständiga namn, jobbtitel, företagsnamn och kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadress. Detta ökar trovärdigheten och gör det lättare för mottagaren att komma i kontakt med dig.
8. Använd korrekt formatering
Använd ett professionellt typsnitt och en professionell teckenstorlek för din e-post. Använd standardtypsnitt som Arial, Times New Roman eller Calibri och en teckenstorlek på 10 eller 12. Undvik att använda överdrivna färger, fetstil, kursiv stil eller avancerade typsnitt som kan få ditt e-postmeddelande att se oprofessionellt ut.
9. Använd lämpliga hälsnings- och avslutningsfraser
Börja ditt e-postmeddelande med en professionell hälsning som "Dear [Recipient's Name]" eller "Hello [Recipient's Name]", och avsluta med en artig avslutning som "Best regards" eller "Sincerely". Detta sätter tonen för en professionell och respektfull konversation.
10. Var uppmärksam på e-postens layout
Se till att ditt e-postmeddelande är visuellt tilltalande och lätt att läsa. Använd ordentligt avstånd mellan styckena och överväg att använda punktlistor eller numrerade listor för tydlighetens skull. Undvik att skriva långa textblock som kan vara överväldigande för mottagaren.
11. Använd en verifierad e-postadress eller företagsmejladress
Använd en verifierad e-postadress eller en företagsadress för att skicka professionella e-postmeddelanden. Undvik att använda personliga e-postadresser eller e-postadresser med oprofessionella användarnamn. Att ha en professionell e-postadress ökar trovärdigheten och professionalismen i din kommunikation.
Vad är skillnaden mellan HTML- och klartextformatet i ett e-postmeddelande?
E-postformat med vanlig text
Klartextformat är den mest grundläggande formen för e-postkommunikation. Det består av vanlig, oformaterad text utan styling eller visuella element. När du skickar ett e-postmeddelande i vanligt textformat skickar du i princip ett enkelt textmeddelande som kan läsas av alla e-postklienter eller enheter. Detta format är perfekt för att skicka meddelanden som inte kräver någon speciell formatering eller visuella förbättringar, till exempel enkla textbaserade meddelanden, memon eller snabba svar.
HTML Text E-postformat
Du kan dock lägga till många olika typer av formatering och visuella komponenter i ditt e-postmeddelande med hjälp av HTML-formatet. Det standardspråk som används för att bygga webbsidor kallas HTML, eller HyperText Markup Language. Du kan inkludera formateringsfunktioner som punktlistor, numrerade listor, rubriker, stycken samt fet och kursiverad text med HTML-formatering. Du kan också inkludera tabeller, videor, hyperlänkar och bilder i dina e-postmeddelanden. När du vill skapa estetiskt tilltalande och övertygande e-postmeddelanden, som nyhetsbrev, marknadsföringskampanjer eller produktmeddelanden, använder du ofta detta format.
10 exempel på formella och professionella e-postmeddelanden per e-posttyp
1. Tack via e-post:
Ämne: Tack för mötet
Kära [Mottagarens namn],
Jag vill passa på att uttrycka min tacksamhet för möjligheten att få träffa dig idag. Det var ett nöje att diskutera [ämnet för mötet] och få värdefulla insikter från din expertis. Jag uppskattar verkligen din tid och den värdefulla information du delade med dig av.
Om det krävs några ytterligare åtgärder eller uppföljningar, tveka inte att kontakta mig. Jag ser fram emot möjligheten att arbeta tillsammans i framtiden.
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]
2. Följebrev:
Ämne: Ansökan till [befattningens titel]
Bästa rekryteringschef,
Jag skriver för att uttrycka mitt intresse för [befattningens titel] på [företagets namn]. Med [antal år] erfarenhet inom [relevant område] är jag övertygad om att mina färdigheter och kvalifikationer stämmer perfekt överens med kraven för denna roll.
I min tidigare tjänst på [tidigare företag] har jag framgångsrikt [nämn en relevant prestation eller ett relevant ansvar]. Denna erfarenhet har gett mig [nämn viktiga färdigheter eller egenskaper] som jag tror kommer att bidra till [företagsnamn]s framgång.
Vänligen bifoga mitt CV för din granskning. Jag skulle välkomna möjligheten att diskutera hur min kompetens och erfarenhet kan vara till nytta för [Företagets namn]. Tack för att du överväger min ansökan. Jag ser fram emot möjligheten att ytterligare diskutera mina kvalifikationer med dig.
Med vänlig hälsning
[Ditt namn]
3. Begäran om möte:
Ämne: Begäran om ett möte
Kära [Mottagarens namn],
Jag hoppas att detta e-postmeddelande når dig välbehållen. Jag skulle vilja begära ett möte med dig för att diskutera [ämnet för mötet]. Baserat på min forskning och förståelse av din expertis inom detta område, tror jag att ett möte med dig skulle vara mycket fördelaktigt.
Jag kan [ange specifikt datum och tid] för mötet. Vänligen meddela mig om något av dessa alternativ fungerar för dig. Om inte, vänligen föreslå ett annat datum och en annan tid som passar dig.
Jag ser fram emot ert positiva svar och möjligheten att få träffa er.
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]
4. Formellt brev om uppskattning:
Ämne: Tack för ert stöd
[Mottagarens namn],
Jag skriver detta brev för att uttrycka min djupaste uppskattning för ditt stöd och din hjälp under [specifikt evenemang eller projekt]. Ditt engagemang, din expertis och din strävan efter högsta kvalitet var avgörande för att projektet skulle bli så framgångsrikt.
Jag vill särskilt uppmärksamma och berömma [nämn specifika åtgärder eller bidrag]. Din exceptionella kompetens och professionalism har haft en betydande inverkan och har uppmärksammats av hela teamet.
Jag är tacksam för möjligheten att få arbeta med någon av din kaliber och beundrar din förmåga att konsekvent leverera exceptionella resultat. Din positiva inställning och vilja att göra mer än vad som krävs har verkligen varit inspirerande.
Än en gång tack för era ovärderliga bidrag. Jag ser fram emot möjligheten att samarbeta med er i framtiden.
Med uppriktig tacksamhet,
[Ditt namn]
5. E-post med påminnelse:
Ämne: Påminnelse: [Kommande evenemang/tidsfrist]
Kära [Mottagarens namn],
Jag hoppas att du mår bra. Jag ville skicka en vänlig påminnelse om [kommande händelse/tidsfrist] som närmar sig med stormsteg.
Som tidigare diskuterats, [ge detaljer om händelsen eller tidsfristen]. Det är viktigt att vi håller oss på rätt spår och ser till att alla nödvändiga förberedelser görs innan tidsfristen löper ut.
Jag ber dig vänligen att granska de bifogade dokumenten och slutföra eventuella uppgifter eller leveranser senast den [deadline]. Om du har några frågor eller behöver ytterligare hjälp, tveka inte att kontakta mig.
Tack för din uppmärksamhet i denna fråga. Ditt snabba agerande kommer i hög grad att bidra till att [evenemanget/projektet] blir framgångsrikt.
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]
6. Brev med ursäkt:
Ämne: Jag ber om ursäkt för de olägenheter som uppstått
[Mottagarens namn],
Jag skriver detta brev för att uppriktigt be om ursäkt för de olägenheter som orsakats av [specifik incident/händelse]. Jag förstår att denna situation har orsakat störningar och frustration, och jag tar fullt ansvar för förbiseendet.
Jag beklagar djupt de olägenheter eller negativa effekter som detta problem kan ha orsakat dig eller ditt team. Du ska veta att vi arbetar aktivt för att rätta till situationen och förhindra att den upprepas i framtiden.
Jag kan försäkra dig om att vi tar denna fråga på största allvar och har vidtagit åtgärder för att komma till rätta med grundorsaken. Vi genomför en grundlig utredning för att förstå vad som gick fel och är fast beslutna att göra de förbättringar som krävs för att förhindra att liknande incidenter inträffar.
Jag förstår att handlingar säger mer än ord, och jag vill försäkra dig om att vi är fast beslutna att återvinna ditt förtroende och tillhandahålla den höga servicenivå som du förväntar dig av oss. Vi värdesätter dina affärer och uppskattar ditt tålamod och din förståelse under den här tiden.
Om det finns något mer vi kan göra för att rätta till situationen eller hjälpa dig på något sätt, tveka inte att kontakta mig direkt. Jag är här för att lyssna på dina frågor och se till att de hanteras snabbt och effektivt.
Jag ber än en gång om ursäkt för eventuella olägenheter. Vi är fast beslutna att lösa detta problem och ser fram emot möjligheten att hjälpa dig bättre i framtiden.
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]
7. E-post för återkoppling:
Ämne: Begäran om feedback om [produkt/tjänst]
Kära [kundens/uppdragsgivarens namn],
Jag hoppas att du mår bra av detta e-postmeddelande. Jag skriver för att be om din feedback på din senaste upplevelse med vår [produkt/tjänst]. Vi sätter stort värde på din åsikt och tror att din input kommer att hjälpa oss att förbättra och ge en ännu bättre upplevelse för våra kunder.
Din feedback är avgörande för oss, eftersom den gör det möjligt för oss att förstå vad vi gör bra och var vi kan göra förbättringar. Vi strävar ständigt efter att överträffa våra kunders förväntningar, och din ärliga feedback hjälper oss att uppnå detta mål.
För att underlätta för dig har jag förberett en kort enkät som bara tar några minuter att fylla i. Undersökningen består av [antal frågor] och täcker olika aspekter av din erfarenhet av vår [produkt/tjänst]. Dina svar förblir anonyma och kommer endast att användas för interna ändamål för att förbättra våra erbjudanden.
Enkäten bifogas detta e-postmeddelande. Jag ber dig att fylla i den senast den [deadline] så att vi kan samla in dina värdefulla insikter och vidta lämpliga åtgärder baserat på din feedback.
Din tid och feedback är mycket uppskattad, och vi värdesätter verkligen din åsikt. Som ett tecken på vår tacksamhet kommer alla deltagare som fyller i enkäten att delta i en utlottning av en chans att vinna [incitament] som ett tack för ditt deltagande.
Om du har några frågor eller stöter på några problem när du fyller i undersökningen, tveka inte att kontakta mig direkt. Jag finns här för att hjälpa dig på alla sätt och säkerställa en smidig undersökningsupplevelse för dig.
Tack än en gång för ditt fortsatta stöd och för att du tog dig tid att ge oss din feedback. Vi ser fram emot att höra från dig och använda dina insikter för att förbättra vår [produkt/tjänst].
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]
8. Postformat för sjukfrånvaro:
Ämne: Begäran om sjukfrånvaro
Kära [arbetsledare/chefens namn],
Jag hoppas att du mår bra efter detta mejl. Jag skriver för att informera dig om att jag mår dåligt och inte kommer att kunna komma till jobbet under de närmaste dagarna. Jag har träffat en läkare som har rekommenderat mig att ta ledigt en tid för att återhämta mig.
Jag ber om ursäkt för eventuella olägenheter som min frånvaro kan orsaka, och jag kommer att se till att alla pågående uppgifter eller deadlines delegeras eller slutförs före min frånvaro. Jag har redan informerat mina lagkamrater, och de är medvetna om situationen.
Jag kommer att ge dig alla nödvändiga uppdateringar om min hälsa och tillgänglighet under min frånvaro. Om det finns några brådskande frågor som kräver min uppmärksamhet är du välkommen att kontakta mig via e-post eller telefon, så ska jag göra mitt bästa för att hjälpa till på distans.
Jag förstår vikten av min roll och mitt ansvar inom teamet, och jag försäkrar er att jag kommer att återhämta mig snabbt och återvända till arbetet så snart som möjligt. Jag kommer att sträva efter att minimera alla störningar som orsakas av min frånvaro.
Vänligen meddela mig om det finns några särskilda förfaranden eller dokument som jag behöver fylla i för begäran om sjukfrånvaro. Jag kommer med glädje att uppfylla alla krav.
Tack för din förståelse och ditt stöd under den här tiden. Jag uppskattar din omtanke och ser fram emot att snart återgå till arbetet.
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]
9. Höj begäran:
Ämne: Begäran om lönerevision
Kära [arbetsledare/chefens namn],
Jag hoppas att du mår bra när du får detta mejl. Jag skriver för att diskutera möjligheten till en lönerevision för min tjänst på [Företagets namn].
Under den senaste [tidsperioden] har jag konsekvent visat en hög prestationsnivå och har framgångsrikt bidragit till företagets tillväxt och framgång. Jag har tagit på mig ytterligare ansvar, konsekvent överträffat uppsatta mål och fått positiv feedback från både kunder och kollegor.
Baserat på mina bidrag och de rådande marknadsförhållandena anser jag att en lönerevision är motiverad. Jag har gjort omfattande efterforskningar om branschstandarder och har funnit att min nuvarande lön ligger under den genomsnittliga ersättningen för liknande befattningar.
Jag skulle vilja be om ett möte med dig för att diskutera denna fråga ytterligare och tillhandahålla stödjande dokumentation, såsom prestationsbedömningar och lönedata för branschen. Jag är övertygad om att mina prestationer och mitt engagemang för företaget utgör ett starkt argument för en löneökning.
Jag förstår att företaget kan ha budgetbegränsningar och jag är öppen för att diskutera alternativa kompensationsmöjligheter, t.ex. prestationsbaserade bonusar eller ytterligare förmåner. Mitt främsta mål är att se till att min lön återspeglar det värde jag tillför organisationen.
Jag uppskattar verkligen din tid och ditt övervägande av min begäran. Jag anser att en rättvis och konkurrenskraftig lön inte bara är en återspegling av min kompetens och mina bidrag, utan också en investering i min fortsatta motivation och mitt engagemang för företaget.
Vänligen meddela mig en lämplig tidpunkt för ett möte där vi kan diskutera denna fråga. Jag ser fram emot att få presentera mitt ärende och diskutera möjliga lösningar.
Tack för er uppmärksamhet i denna fråga.
Med vänlig hälsning
[Ditt namn]
10. Kundens e-postmeddelande uppdaterat om projektet:
Ämne: Projektuppdatering - [Projektnamn]
Kära [Kundens namn],
Jag hoppas att detta e-postmeddelande når dig väl. Jag vill ge dig en uppdatering om hur vårt projekt, [Projektnamn], fortskrider och informera dig om den senaste utvecklingen.
Först och främst vill jag uttrycka min tacksamhet för ert fortsatta stöd och samarbete under hela detta projekt. Er input och feedback har varit avgörande för att säkerställa att vi levererar en lösning som uppfyller era specifika krav.
I dag har vi framgångsrikt slutfört [milstolpe/fas] i projektet. Denna milstolpe omfattade [kort beskrivning av slutförda uppgifter]. Vi är glada att kunna informera dig om att alla leverabler har uppfyllts inom den överenskomna tidsramen och budgeten.
Framöver kommer vårt team att fokusera på [nästa milstolpe/fas]. Denna fas kommer att omfatta [kort beskrivning av kommande uppgifter]. Vi har noggrant planerat tidslinjen och tilldelat resurser för att säkerställa ett smidigt och effektivt genomförande.
Under hela projektet har vi noga följt upp viktiga resultatindikatorer för att säkerställa att vi är på rätt spår och uppfyller alla projektmål. Vårt team har flitigt följt utvecklingen och snabbt tagit itu med eventuella utmaningar som uppstått.
Vi förstår vikten av effektiv kommunikation och transparens, och vi åtar oss att förse er med regelbundna uppdateringar. Vi kommer att fortsätta att hålla er informerade om alla viktiga utvecklingar och framsteg som görs.
Om du har några frågor, funderingar eller ytterligare krav, tveka inte att höra av dig till oss. Vi värdesätter din feedback och vill säkerställa att vi uppfyller dina förväntningar.
Tack än en gång för ert fortsatta partnerskap och förtroende för vårt team. Vi är övertygade om att vi kommer att lyckas slutföra detta projekt och leverera de önskade resultaten.
Jag ser fram emot nästa milstolpe och att snart kunna ge dig en ny uppdatering. Om du har några frågor eller behöver ytterligare information under tiden är du välkommen att kontakta mig.
Tack för er uppmärksamhet i denna fråga.
Med vänlig hälsning
[Ditt namn]
Ska jag följa det vanliga e-postformatet för affärsbrev?
Ja, vi rekommenderar att du följer det vanliga e-postformatet för affärsbrev för att skapa professionella och effektiva e-postmeddelanden. Det vanliga e-postformatet innehåller vanligtvis en ämnesrad, en hälsningsfras, e-posttexten, en avslutning och en signatur. Formatet hjälper dig att strukturera ditt e-postmeddelande och gör det enkelt för mottagaren att läsa och förstå. Det visar också att du har tagit dig tid att formatera ditt e-postmeddelande på rätt sätt, vilket bidrar till din professionalism. Genom att följa det vanliga e-postformatet kan du se till att dina e-postmeddelanden är tydliga, koncisa och professionella, vilket ger ett positivt intryck på dina mottagare.
Slutsats
Sammanfattningsvis är det viktigt att formatera dina e-postmeddelanden på ett professionellt sätt för att skapa ett positivt intryck och effektiv kommunikation. Genom att följa tipsen i det här blogginlägget kan du se till att dina e-postmeddelanden är tydliga, koncisa och visuellt tilltalande. Kom ihåg att vara uppmärksam på ämnesraden, hälsningsfrasen, e-posttexten, avslutningen och signaturen. Använd korrekt formatering, lämpliga hälsningar och avslutningar samt en verifierad e-postadress eller företagsmejl. Genom att följa dessa bästa metoder kan du skapa professionella e-postmeddelanden som återspeglar din expertis och professionalism.
Avslutande tankar
Förkroppsliga din unika identitet med Artlogo. Vår skicklighet ligger i konsten att skapa personliga handskrivna signaturlogotyper, visitkort och mycket mer. Oavsett om du är fastighetsmäklare, läkare, VD, frilansare eller en del av ett företag kan du låta Artlogo ge varje signatur en personlig touch.
Källor
Dela till: